各镇党委，各街道党工委，环保科技城、新洋经济区、农副产品加工交易园区、建军路商业街党工委，区委各部委办，区各委办局、区各直属单位、市属驻区各单位党组（党委、总支、支部）：

为认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）（以下简称《规定》）及省档案局关于印发《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档规发〔2016〕3号）（以下简称《实施细则》）文件精神，切实做好全区2024年度文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、做好文件材料的收集

1. 各地、各部门、各单位要根据《规定》，制订和完善本机关或本系统《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，并对照文件材料的归档范围，在3月30日前将应归档的各类文件材料收集齐全。

2. 凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，且已办理完毕，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物和电子文件等不同形式的历史记录均应收集归档。特别要加强以下文件材料的收集：

（1）本单位办公会议记录、会议纪要；

（2）各业务科室形成的相关专业材料；

（3）党员年报、干部编制、本单位业务工作统计等各种报表；

（4）组织沿革、大事记、工资审批、职称、任免、表彰、各类介绍信及存根；

（5）人民来信来访材料；

（6）领导班子述职述廉报告、干部考核材料、党建工作形成的文件材料；

（7）合同、诉讼、各类提案答复等材料。

3. 加大对会计、科技、声像、实物、电子及专业档案整理力度，确保档案门类齐全，任何人不得私自保存、散失和损毁应归档的文件材料。应当归档的文件材料，必须逐份查点齐全，不得遗漏和散失。尤其是发文要收存三份：一份归档；一份汇编成发文汇集，供平时工作查考利用；一份在报送政府信息公开文件时备用。

二、做好文书档案的整理

1. 各地、各部门、各单位要按《规定》和《实施细则》要求，结合本地、本部门、本单位实际，对文件材料进行合理分类，准确划分保管期限，系统排列，编制归档号、归档文件目录、盒内备考表，方便各项工作查考利用。归档文件应当在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章式样及示例见附件。

2. 正确处理归档与编制发文汇集的关系，应当归档的文件必须按要求归档，不得以编制发文汇集代替归档。

三、做好文件目录的编制          

要按照《江苏省电子文件归档与管理规范》（GB/T18894），统一使用永乐文档一体化管理软件进行归档文件目录录入，以便统一目录数据库格式，为建立区电子文件目录中心做好准备。各单位在完成归档工作后，请及时向区档案局（馆）报送归档文件目录电子版。永乐文档一体化管理软件及使用说明请加入亭湖档案QQ工作群（16631790）下载。

四、工作要求

1. 严格落实责任。各地、各部门、各单位要严格按照档案法律法规要求，落实文件材料归档责任，认真抓好文件材料归档工作，确保规范有序开展。原则上各地、各部门、各单位办公室为责任科室，办公室主任为第一责任人，分管办公室的领导为责任领导，并明确专兼职档案员具体负责。有下属机构的部门单位，还要加强对下属机构文件材料归档工作的监督和指导。

2. 严格工作标准。各地、各部门、各单位要从尊重历史、对历史高度负责的角度出发，进一步加强文件材料归档工作，确保档案的完整性、系统性、准确性、安全性。要认真落实《江苏省机关团体企业事业单位档案工作检查评价办法》（苏档〔2024〕20号）文件要求，开展档案建设与管理争先创优活动，提升档案工作水平。各地、各部门、各单位专兼职档案员要加强业务学习，提高业务水平，为档案争先创优提供支撑。

3. 严格督查考核。各地、各部门、各单位2023年度文件材料归档工作、历年来尚未完成归档任务的必须于2024年4月30日前完成，区委办、区档案局（馆）将于5月份组织开展专项督查，对不能按时按质完成归档任务的板块、部门、单位予以通报，发放限期整改通知书。各地、各部门、各单位在工作中如遇到业务上的困难和问题，可及时与区档案馆联系，联系人：王瑾，联系电话：66662251。

特此通知。

                                                                                                                         中共盐城市亭湖区委办公室

                                                                                                                                                          2025年2月25日