各镇（区、街道），区直各部门：
为进一步提高基层机关档案工作水平，实现档案管理的规范化、标准化、信息化，增强档案服务发展、服务民生能力，现就做好2020年度机关档案检查工作通知如下：
一、检查范围
各镇（区、街道）、区直部门2020年度立档文件材料整理归档情况及到期档案移交进馆情况。
二、检查内容及要求
2020年度档案工作检查，主要按照《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）和《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》（苏档规发〔2016〕3号文件）要求，对各立档单位整理归档的文件材料进行逐件核查，具体要求是：
（一）确保归档文件材料齐全、完整
各单位在文件材料整理归档前，要全面收集各门类、各载体文件材料。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，且已办理完毕，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物和电子文件等不同形式的历史记录均应收集归档。特别要加强以下文件材料的收集：本单位办公会议记录、会议纪要；各业务科室形成的相关专业材料；党员年报、干部编制、本单位业务工作统计等各种报表；组织沿革、大事记、工资审批、职称、任免、表彰、各类介绍信及存根；人民来信来访材料；领导班子述职述廉报告、干部考核材料、党建工作形成的文件材料；合同、诉讼、各类提案答复等材料。要加大对会计、科技、声像、实物、电子及专业档案整理力度，确保档案门类齐全，任何人不得私自保存、散失和损毁应归档的文件材料。
（二）按时完成文件材料整理归档
各单位要明确专人完成本单位2020的文书、会计、科技、声像、实物、专业、重大活动、重大事项决策、重点建设项目及电子文件等各门类及载体档案的收集、整理、归档工作。新组建及有变动的机构需按照“三定方案”职责范围，编制本单位文件材料归档范围的保管期限表，并附本单位“三定方案”，报区档案局审批备案。
（三）同步推进档案数字化建设
2020年归档文件目录要全部实现电子化，有条件的单位要对全部室藏档案进行全文扫描，实行数字化管理。2020年区档案馆馆藏档案数字化已全面完成，从2020年起，凡保管期限为永久、30年的档案移交区档案馆时，全面推行全文数字化扫描，实行纸质档案和数字化副本“双套制”进馆。
（四）抓好所属单位档案整理的指导监督工作
各镇（区、街道）及区直有关部门在做好本级各类文件材料归档的同时，还要及时部署和加强对行政村、社区和下属单位文件材料整理归档工作的监督、指导和检查，确保基层档案工作不留空白，各类档案应收尽收。
三、检查方法
检查分自查和检查两个阶段进行。
（一）自查。各镇（区、街道）、区直部门接通知后，要认真检查本单位文件材料归档工作，对存在的问题认真加以整改，特别是要按《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》（苏档规发〔2016〕3号文件）要求对2020年度文件进行整理归档，做好查漏补缺工作，确保文件材料齐全完整，整理归档合乎规范，并认真填写《全区机关单位档案工作年度检查登记表》（附件）。
（二）检查。拟从11月初开始，区档案局会同区档案馆成立检查组，采取“家家到”形式，对各镇（区、街道）、区直部门（单位）档案工作情况进行实地检查，并对照文件整理要求提出整改意见。检查结束后，区档案局将检查情况通报反馈给受检单位。具体检查时间另行通知。
四、其他事项
各镇（区、街道）、区直各部门要高度重视文件材料归档整理工作，明确责任人及时间表，确保按时保质完成2020年度档案整理及到期档案进馆工作。区档案馆要加强对归档整理工作的业务指导，帮助立档单位解难释疑。各单位工作中遇到具体业务问题，可与区档案馆联系（联系人：成孝东，电话：66690351）。
特此通知。
盐城市亭湖区档案局
2021年10月12日